Home » Kennisbank » Bijtelling & Belasting » Rittenregistratie en privacy

Rittenregistratie en de privacy van de werknemer (AVG)

Data, data en nog meer data; het is precies wat automatische rittenregistratiesystemen vastleggen. Maar hoe zit het dan met de privacy van uw werknemers? Die moet zorgvuldig worden beschermd.

Dataverzameling en rittenregistratie

Een rittenregistratiesysteem legt uiteenlopende (persoons)gegevens vast. Bijvoorbeeld het kenteken van de auto, het aantal gereden zakelijke en privékilometers, maar ook de locatie waar de auto zich bevindt, de pauze en rusttijden en in sommige gevallen ook wie de bestuurder is. Het is dus van groot belang dat het verzamelen, opslaan en gebruiken van deze gegevens zorgvuldig en volgens de richtlijnen gebeurt.

Privacy van de werknemer

Niet alleen moeten ritgegevens in een beveiligde omgeving worden opgeslagen, ook moeten werknemers weten waar deze gegevens te vinden zijn en hebben ze recht op inzage. Daarnaast moet hen moet worden uitgelegd waarvoor de gegevens worden gebruikt. Om de privacy van werknemers te waarborgen, zijn de belangrijkste regels voor de omgang met persoonsgegevens vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de AVG. Sinds mei 2018 geldt deze verordening in heel Europa.

Privacy gedragscode

Naast de AVG, is er de ook een specifieke privacy gedragscode voor RitRegistratieSystemen, de RRS. Dit keurmerk wordt aan organisaties gegeven die een kwalitatief goed rittenregistratiesysteem hebben ontwikkeld dat daarnaast voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Deze eisen hebben betrekking op hard- en software van de systemen, maar ook op richtlijnen voor bescherming van privacy en de opslag van data. Leveranciers en producten worden aan de hand van een audit getoetst.

Wees transparant

Het moge duidelijk zijn; voor het opslaan, gebruiken en dus het beschermen van ritgegevens bestaan er duidelijke richtlijnen. Daarnaast zijn er ook handige tools waarmee u als werkgevers of fleetmanagers de privacy van werknemers waarborgt. Bijvoorbeeld de privé/zakelijk-schakelaar, waarmee ritten als privé kunnen worden geregistreerd. En wat de zakelijke ritten betreft; openheid tussen werkgever en werknemer over wat wel en niet geregistreerd wordt, is minstens zo belangrijk als het volgen van officiële richtlijnen. Wees dus transparant! Dat zorgt namelijk voor vertrouwen, wat bijdraagt aan een prettige en (sociaal) veilige werkomgeving.

[Whitepaper] De noodzaak van een goede rittenregistratie (gratis PDF)
Als fleetmanager staat u voor de uitdaging om uw wagenpark optimaal te beheren. Een goede rittenregistratie is daarvoor een must. In deze paper leest u waarom. Ook leest u welke soorten rittenregistratie u kunt gebruiken, wat hiervan de voor- en nadelen zijn en wat het belang is van een onafhankelijk keurmerk. Download de whitepaper in PDF.

Jos Pijnaker

Jos Pijnaker Adviseur RitAssist

'Onze digitale rittenregistratie is altijd sluitend en fiscusproof'

Privacy, goed geregeld!

Automatische rittenregistratie

Start nu met RitAssist®​ : RRS Keurmerk, sluitend en fiscusproof

Rittenregistratie en privacy AVG

Afbeelding: Rittenregistratie en de privacy

Privacy, goed geregeld!

Automatische rittenregistratie

Start nu met RitAssist®​ : RRS Keurmerk, sluitend en fiscusproof

Woonstad Rotterdam - logo
DHL - logo
SQ People logo
Belastingdienst logo
hankook logo
citybox logo
Jos Pijnaker

Jos Pijnaker Adviseur RitAssist

'Onze digitale rittenregistratie is altijd sluitend en fiscusproof'