Wie als werknemer een auto van de zaak gaat gebruiken zal ongetwijfeld worden geconfronteerd met een zogenaamde autoregeling. Deze regeling is vaak de oorzaak van de nodige discussies en onvrede en is ook vaak behoorlijk in het voordeel van de werkgever opgesteld. In de autoregeling wordt vastgelegd in hoeverre men aanspraak op een auto van de zaak kan maken, wat voor auto men kan kiezen, of men een eigen bijdrage moet betalen, in hoeverre men de auto privé mag gebruiken, hoe men met de auto om dient te gaan, wie er in mag rijden, wat er met de auto gebeurt in het geval van een wijziging of beëindiging van het dienstverband, enzovoorts. Onderwerpen in dit artikel:
Aandachtspunten autoregeling
Bij sommige bedrijven is er sprake van één autoregeling waarin alles is vastgelegd, andere bedrijven hanteren naast een autoregeling (waarin de normen en afspraken centraal in worden vastgelegd) ook een aparte berijdersovereenkomst voor degenen die over een auto van de zaak kunnen beschikken. De berijdersovereenkomst is dan meer het contract waarin alle afspraken nog eens helder en duidelijk zijn vastgelegd.
Omdat ieder geval weer anders is, zal het nooit lukken om een regeling en/of overeenkomst samen te stellen die voor alle werkgevers en alle werknemers naar tevredenheid zal zijn. Er zijn wel een aantal zaken die regelmatig tot een discussie leiden en dus nauwgezet en in goed overleg vastgesteld moeten worden:
Budgetten en normbedragen
In praktijk blijkt dat een maximumbudget, gebaseerd op het leasetarief per maand, inclusief brandstof en uitgaande van een vast kilometrage en vaste looptijd, het beste te voldoen en de minste discussies oplevert. Ook is het raadzaam om verschillende normbedragen op basis van verschillende functies binnen het bedrijf vast te stellen maar deze ook zoveel mogelijk te beperken tot bijvoorbeeld maximaal 3 normbedragen die jaarlijks worden geïndexeerd. Ook dient men hier op alle niveaus binnen de organisatie heel transparant over te zijn en er alleen uitzonderingen op te maken als dit met steekhoudende argumenten kan worden verklaard. Indien mogelijke afwijkingen middels een eigen bijdrage worden gecompenseerd heeft men een regeling die voor iedereen acceptabel en uitvoerbaar is.
Voor werkgevers is het vaak voordeliger werknemers in hun eigen voertuig te laten rijden en hiervoor een vaste vergoeding per kilometer voor te geven. Lees hier meer over de kilometervergoeding.
Eigen bijdrage of beperking privé kilometers
Men kan er voor kiezen om de werkgever een eigen bijdrage voor het privé gebruik te laten betalen. De werknemer betaalt echt ook al de fiscale bijtelling, zodat er wordt geadviseerd om dit alleen te doen als de privé kilometers flink boven het gemiddeld uitkomen. Ook kan men er voor kiezen om het aantal privékilometers te maximeren. Een manier om dit te registreren is middels een GPS rittenregistratie.
Auto van de zaak, zonder bijtelling
De automatische rittenregistratie van FleetGO is dé manier om aan te tonen dat u niet meer dan 500 privékilometers per jaar rijdt. Het rittenregistratiesysteem van FleetGO is sluitend en fiscusproof. Ook helpt dit om een BPM-vrijstelling te krijgen, want in de meeste gevallen moet u uw ritgegevens aan de Belastingdienst kunnen voorleggen.
De GPS black box registreert automatisch al uw gereden kilometers. Onder de streep blijft er pure winst over: geen onnodige bijtelling en optimaal zicht op uw wagenpark en rittenadministratie. Vraag direct een gratis offerte aan!
Verplicht uitlenen aan collega’s
De auto is er voor het goed uitvoeren van de werkzaamheden en wordt betaald door de werkgever. Het verplicht uitlenen aan collega’s tbv zakelijke ritten is dan ook te rechtvaardigen. De bewuste werknemer moet uiteraard wel de mogelijkheid hebben om er tegen in bezwaar te gaan als de situatie hem/haar echt niet uitkomt.
Wijziging van functie
Als de auto niet aan de persoon maar aan functie is gekoppeld kan dit, zodra de werknemer een andere functie krijgt, leiden tot een conflict. Als de wijziging door een vrijwillige, interne sollicitatie is ontstaan zal er in dat geval tijdens de sollicitatie al over kunnen worden onderhandeld. Voor eventuele niet-vrijwillige wijzigingen zou men in een overgangsregeling kunnen voorzien.
Leaseauto’s en -contracten vertrokken werknemers
Werknemers zal regelmatig worden gevraagd om een leasecontract uit te dienen van medewerkers die voortijdig zijn vertrokken. Het is aan te raden om hier een duidelijke termijn over af te spreken en rekening te houden met de hoogte van de bijtelling en de praktische gebruiksmogelijkheden voor de werknemer voor privégebruik. Een werknemer met een groot gezin zal weinig met een klein stadsautootje kunnen doen en een vrijgezel zal geen bijtelling voor een dure, grote MPV willen betalen.
Schades en eigen risico
Over de schades die in werktijd zijn veroorzaakt wordt doorgaans geen eigen bijdrage berekend. Van schades die tijdens privé ritten worden veroorzaakt wordt volgens sommige autoregelingen het eigen risico doorbelast aan de werknemer. Aan te raden is om vast te leggen na hoeveel schades dit gebeurt en vooral ook hoe hoog het eigen risico dan is. Het eigen risico is voor een bedrijf namelijk vaak hoger dan voor een consument. Ook kan worden vastgelegd hoeveel niet verhaalbare schades per jaar acceptabel zijn en wat de uitsluitingen zijn (overdadig, roekeloos rijden etc).
Duurdere auto
Het kan voor de privé situatie van de werknemer wenselijk zijn om een auto te kiezen die net buiten de norm valt. Aan te raden is om dit in beperkte mate wel toe te staan, mits de werknemer dit middels een eigen bijdrage zelf bijbetaalt.
Berijdersovereenkomst
In veel autoregeling worden beperkingen opgelegd over wie er in de auto mogen rijden. Dit beperkt de vrijheid van de werknemer, die zou zich dan bijvoorbeeld niet meer door de buurman in de auto van de zaak naar het ziekenhuis of naar het vliegveld kunnen laten brengen. Mocht men dit toch persé willen vastleggen zou men een compromis in de vorm van een verplichte melding van een afwijkende bestuurder kunnen opnemen.
Onmiddellijk inleveren bij ontslag
In sommige autoregelingen staat vermeld dat als de werknemer op non-actief wordt gesteld of ontslagen wordt, deze de auto onmiddellijk moet inleveren. Zo’n situatie kan echter ook buiten de schuld van de werknemer plaatsvinden zodat het woord “onmiddellijk” beter aan specifieke en overduidelijke gevallen zoals ontslag op staande voet kan worden gekoppeld.
Ontvangst en inleveren auto
Als de werknemer de auto ontvangt of inlevert is het raadzaam om in beide gevallen de auto gezamenlijk te inspecteren en eventuele schades en ontbrekende zaken goed te noteren. Vul ook de kilometerstand, datum en de ontvangst van aanvullende zaken zoals een tankpas in. Dit kan vervelende discussies achteraf voorkomen.
Afkoopregeling
Wanneer de werknemer het bedrijf verlaat is er een auto van de zaak ‘over’. De werknemer kan dan op grond van een afkoopregeling gedwongen worden bij te dragen in de kosten van bijvoorbeeld het nog doorlopende leasecontract, of in de afkoopsom daarvan, of ook gedwongen worden het leasecontract (via zijn nieuwe werkgever) over te nemen. Het is in ieders belang dat dit een redelijke en goed uitvoerbare regeling is. Als werkgevers via een ‘wurgcontract’ aan hun werkgever gebonden blijven zal dit allesbehalve goed voor hun motivatie zijn.
Let op: elke situatie is weer anders. Overleg altijd met de administratie om te achterhalen welke richtlijnen op uw situatie van toepassing zijn.
Update: februari, 2024