Home » Kennisbank » Bijtelling & Belasting » Is een rittenregistratie verplicht?

Wanneer is een rittenregistratie verplicht?

Een rittenregistratie is niet verplicht, mits u de Belastingdienst ergens van wilt overtuigen. Bijvoorbeeld dat u minder dan 500 privékilometer per jaar in uw zakelijke auto rijdt en dus geen bijtelling hoeft te betalen.

Wat is een rittenregistratie?

Een rittenregistratie is een overzicht van alle gereden ritten die u per kalenderjaar in uw zakelijke auto hebt gereden. Als de Belastingdienst uw ritgegevens opvraagt, kunt u aan de hand van zo’n rittenregistratie inzichtelijk maken hoeveel zakelijke en privékilometers u hebt gemaakt. De Belastingdienst vraagt deze gegevens steekproefsgewijs op, bijvoorbeeld als u een verklaring geen privégebruik van een zakelijke auto hebt ingevuld. Ook als er een vermoeden is van fraude of nalatigheid, kan de Belastingdienst de ritgegevens opvragen. Naast handmatige rittenregistratie, is er automatische rittenregistratie. De ritgegevens worden dan met behulp van een ingebouwd GPS-systeem (black box/kastje) automatische opgeslagen.

Rittenregistratie met RitAssist

Wilt u geen bijtelling betalen? Dan moet u aantonen dat u maximaal 500 privékilometers per jaar rijdt in uw zakelijke auto. Automatische rittenregistratie is dé manier om dit bewijs te leveren. Het rittenregistratiesysteem van RitAssist® is sluitend en fiscusproof. De GPS black box registreert automatisch al uw gereden kilometers. Onder de streep blijft er pure winst over: geen onnodige bijtelling en optimaal zicht op uw wagenpark en rittenadministratie. Vraag direct een gratis offerte aan!

Prijsopgave rittenregistratie

Rittenregistratie verplicht?

Is een rittenregistratie altijd verplicht? Nee, niet als u bijtelling betaalt. Maar wél als u bijvoorbeeld de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ hebt ingediend of als u gebruikmaakt van de werkgeversvrijstelling BPM. Hieronder vier situaties wanneer een rittenregistratie verplicht is.

1: Auto niet privé gebruiken

Als u geen bijtelling wilt betalen, betekent dat dat u per kalenderjaar maximaal 500 privékilometer in uw zakelijke auto mag rijden. U moet dan de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ hebben ingediend bij de Belastingdienst. Aan de hand van een rittenregistratie toont u aan dat u maximaal 500 privékilometer per kalenderjaar rijdt. Doet u dit niet, dan loopt u risico op een boete.

2: Vervoer- en rijkosten

Bent u werknemer en reist u met eigen vervoer naar uw werk? Of bent u zzp’er? Dan geeft uw werkgever of opdrachtgever u mogelijk een vergoeding van € 0,19 (autokosten) per kilometer. Deze vergoeding is belastingvrij, zowel voor werkgevers als voor zzp’ers. De btw die in de autokosten zit, mag u als voorbelasting van het zakelijke deel aftrekken. Hiervoor moet u wel aan de hand van een rittenregistratie aantonen welke ritten zakelijk zijn en welke privé.

3: Btw over privégebruik

Als u als ondernemer in een (bestel)auto van de zaak rijdt en u deze auto ook privé gebruikt, betaalt u over dit privégebruik btw (als u omzet hebt die belast is voor de btw). Ook als u privé in een auto rijdt die u vanuit uw onderneming leaset, betaalt u btw over dit privégebruik. De btw op de aanschaf van de auto, het onderhoud en het zakelijke gebruik ervan, mag u van uw winst aftrekken.

4: Werkgeversvrijstelling BPM

Bent u werkgever van een onderneming die in het buitenland is gevestigd? Dan kunt u van de Belastingdienst onder bepaalde voorwaarden een werkgeversvrijstelling (BPM) krijgen voor een personenauto, bestelauto of motor met een buitenlands kenteken. U hoeft dan geen (indirecte) belasting te betalen als u in Nederland een nieuw motorrijtuig koopt en registreert. Een van de voorwaarden is dat uit de rittenregistratie blijkt dat u het motorrijtuig voor minimaal 50 procent in het buitenland gebruikt.

[Whitepaper] De noodzaak van een goede rittenregistratie (gratis PDF)
Als fleetmanager staat u voor de uitdaging om uw wagenpark optimaal te beheren. Een goede rittenregistratie is daarvoor een must. In deze paper leest u waarom. Ook leest u welke soorten rittenregistratie u kunt gebruiken, wat hiervan de voor- en nadelen zijn en wat het belang is van een onafhankelijk keurmerk. Download de whitepaper in PDF.

Rittenregistratie als hulpmiddel

Rittenregistratie is een handig en efficiënt hulpmiddel om zicht te krijgen op al uw ritgegevens. Niet alleen kunt u hierdoor tijd en geld besparen, ook kunt u gemaakte kilometers verantwoorden aan uw klanten en hebt u een sluitende administratie voor de Belastingdienst. Hieronder drie situaties wanneer een rittenregistratie als hulpmiddel dient.

1: Controle aantal privékilometers

Rijdt een werknemer van u in een leaseauto? Dan hebt u mogelijk afspraken gemaakt over hoeveel privékilometer uw werknemer maximaal per kalenderjaar in deze auto mag rijden. Met behulp van een rittenregistratie hebt u altijd zicht op hoeveel zakelijke en hoeveel privékilometers er zijn gereden

2: Declaratie kilometers

Kilometers die u voor uw klant rijdt, mag u aan die klant doorrekenen. Dankzij rittenregistratie kunt u uw klant heel eenvoudig tonen hoeveel kilometer u hebt gemaakt. Dit voorkomt discussies en ongemakkelijke situaties.

3: Inzicht aantal privékilometers

Het betalen van bijtelling voor privékilometers in een zakelijke auto, is in veel gevallen voordeliger dan de aanschaf van een privéauto. Maar wel tot een bepaalde hoogte; ook wel het ‘‘break even point’’ genoemd. Om te achterhalen waar de omslag voor u als werknemer of als fleetmanager ligt, is inzicht nodig in het aantal gereden zakelijke en privékilometers. Een rittenregistratie biedt hiervoor alle benodigde gegevens. En niet alleen hiervoor; een rittenregistratie biedt voor tal van situaties een flexibele oplossing. Van het uitlezen van tachografen tot het optimaliseren van uw planning.

Let op: elke situatie is weer anders. Overleg altijd met de administratie om te achterhalen welke richtlijnen op uw situatie van toepassing zijn.

Jos Pijnaker

Jos Pijnaker Adviseur RitAssist

'Onze digitale rittenregistratie is altijd sluitend en fiscusproof'

Voorkom een boete!

Automatische rittenregistratie

Start nu met RitAssist®​ : RRS Keurmerk, sluitend en fiscusproof

Wanneer is een kilometerregistratie verplicht

Afbeelding: Verzuim- en vergrijpboete

Voorkom een boete!

Automatische rittenregistratie

Start nu met RitAssist®​ : RRS Keurmerk, sluitend en fiscusproof

Jos Pijnaker

Jos Pijnaker Adviseur RitAssist

'Onze digitale rittenregistratie is altijd sluitend en fiscusproof'