GPS Rittenregistratie Een GPS rittenregistratie kan u veel werk uit handen nemen en reduceert het risico op (hoge) boetes bij een onjuiste rittenregistratie. Hoewel de wijze van registreren nog altijd vormvrij is (zie ook: eisen rittenregistratie), biedt GPS rittenregistratie meer zekerheid. Daarnaast beschikt u over verschillende extra mogelijkheden en handige tools.

Meer controle op rittenregistratie

controle rittenregistratieHoe u uw rittenregistratie bijhoudt maakt in feite niet zoveel uit. U mag dit in uw agenda bijhouden, op een kladblok, in Excel of ‘op de achterkant van een sigarendoosje’. Er worden maar een paar simpele eisen gesteld, maar het allerbelangrijkste wordt vaak vergeten: de registratie moet 100% sluitend zijn. Een ‘globale’ registratie met alleen kilometerstanden en begin- en eindpunten is dus niet voldoende! Ieder afzonderlijk ritje dient te worden geregistreerd en dit dient, wellicht overbodig om te melden, in overeenstemming te zijn met de werkelijkheid. De controle vanuit de Belastingdienst wordt steeds omvangrijker en intensiever. Ook heeft de Belastingdienst steeds meer toegang tot locatiegegevens van camera’s langs rijkswegen, boetes, garagebezoeken en sinds kort ook parkeergegevens. Heeft de fiscus uw voertuig ergens gezien en dit blijkt niet uit uw rittenregistratie, dan loopt u een groot risico op een verzuimboete plus een boete ter hoogte van de niet betaalde bijtelling. Dit bedrag loopt als snel in de tienduizenden euro’s!

Vergeet niet de ‘Verklaring geen privégebruik’ te downloaden om bij de Belastindienst kenbaar te maken dat u geen bijtelling wil betalen.

GPS rittenregistratie = zekerheid

Keurmerk RRSMet een GPS rittenregistratie heeft u meer zekerheid omdat alle ritgegevens automatisch worden vervaardigd. Hierbij is het wel van belang dat u kiest voor een GPS black box dat beschikt over een simkaart welke alle data automatisch doorstuurt naar de software via GPRS of 3G. Er zijn namelijk ook systemen die u in uw sigarettenaansteker moet steken en welke u zelf moet uitlezen via uw PC. Dit zijn vaak goedkope oplossingen maar geldt één oude basisregel: goedkoop is duurkoop. Al voor een paar tientjes koopt u zo’n systeem, maar u heeft weinig grip op uw rittenregistratie. Immers, u ziet pas wat er is geregistreerd als u het apparaatje uitleest. Het komt vaak voor dat er data mist of dat data onnauwkeurig is. Het gevolg is dat u alsnog druk bent om alle ritgegevens handmatig aan te vullen.

Met een systeem wat via GPRS/3G in verbinding staat met de software heeft u dit probleem dus niet. Iedere voertuigbeweging wordt geregistreerd en alle ritjes worden automatisch voorzien van locatie- en adresgegevens. U hoeft zich dus geen zorgen te maken dat u iets vergeet of dat uw data niet klopt met de werkelijkheid. Daarnaast is het bij dit soort systemen veel gemakkelijker om eventuele fouten of defecten op te sporen, ze staan immers altijd in contact met de servers. Dit beperkt het dataverlies.

Om de eindgebruiker nog meer zekerheid te bieden is eind 2013 een onafhankelijk keurmerk in het leven geroepen. Voldoet een GPS rittenregistratie aan de strenge keurmerkeisen, dan kunt u er vanuit gaan dat u een deugdelijk systeem heeft welke 100% voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Lees hier meer over het Keurmerk RRS.

Waar op letten?

Er zijn talloze systemen te koop voor het bijhouden van een sluitende rittenregistratie. Let in ieder geval op de volgende zaken:

Kritische punten:

  • Beschikt het systeem over een Keurmerk RRS? 
    Zo nee. Kijk dan verder! Een Keurmerk RRS is een absolute must have voor een betrouwbaar systeem.
  • Zit u vast aan een langjarig contract of kun u ten alle tijde opzeggen?
    Een langjarig contract kan belemmerend werken wanneer uw situatie veranderd. Kies altijd voor een zo kort mogelijke looptijd. Nog mooier is geen looptijd (zoals bij RitAssist!).
  • Wordt de data automatisch uitgelezen (via GPRS of 3G) of moet u zelf nog handelingen verrichten?
    Zelf data uitlezen kan voor problemen zorgen. Immers: dit kan worden vergeten of de data kan verloren zijn gegaan. U komt hier pas achter nadat u gaat uitlezen. Een automatisch systeem kan problemen veel sneller signaleren en eventueel dataverlies beperken.
  • Hoe wordt gecontroleerd of alle data ook daadwerkelijk binnenkomt en of deze klopt?
    Ook een GPS rittenregistratie kan foutieve data genereren. Het is dus van belang dat het systeem op serverniveau gecontroleerd wordt op een juiste werking van het systeem. Ook is het belangrijk dat er een check op de data plaats vindt.
  • Wordt de data lang genoeg opgeslagen?
    Sommige systemen slaan uw data maar een paar weken of maanden op (of laten u extra betalen voor een langere opslagtermijn). De Belastingdienst kan u verzoeken om uw rittenregistraties tot 5 jaar terug te overleggen.
  • Hoe lang is de garantietermijn?
    Hier geldt: hoe langer hoe beter!
  • Hoe zit het met de klantenservice?
    Doe u eens voor als een klant met een klacht of probleem en test zo uit hoe u geholpen wordt. Is het bedrijf telefonisch goed bereikbaar? Het is vervelend als u problemen ondervindt met uw kilometerregistratie als niemand u kan helpen.

Overige zaken:

  • Gaat het om software in de cloud of moet u zelf software installeren?
    Software die u moet installeren betekent dat u op iedere PC een installatie moet hebben. Ook geniet u meestal niet (gratis) van systeemupdates. Kies bij voorkeur dus voor een cloudoplossing.
  • Wat kan het systeem naast rittenregistratie nog meer?
    Wellicht zoekt u nu alleen een systeem voor de registratie van ritten, maar wilt u in de toekomst ook de mogelijkheden uitbreiden naar bijvoorbeeld Track & Trace of het meten van het rijgedrag. Kan dit met het systeem of moet u dan weer andere hardware aanschaffen?
  • Hoe zit het met updates van het systeem?
    Moet u ervoor betalen om gebruik te maken van updates of zitten deze bij de prijs in?
  • Kunt u het systeem ook via mobiele apparaten benaderen?
    Heeft het systeem een app of werkt het systeem ook op uw mobiele telefoon? Dit kan het gebruiksgemak vergroten.
  • Heeft u een goed overzicht van de kosten en de totale gebruikskosten?
    Offertes zijn soms onduidelijk en sommige ‘verborgen kosten’ komen pas aan het licht wanneer u al een systeem heeft gekocht. Voorkom verassingen achteraf en vraag naar kosten zoals: activeringskosten, ombouwkosten, simkaartkosten, datakosten, kosten voor het gebruik in het buitenland, kosten voor updates etc. (PS: bij RitAssist weet u precies waar u aan toe bent, wij houden ook niet van verborgen kosten!).
  • Wat zeggen andere gebruikers over het systeem?
    Zoek ook eens online op ervaringen van anderen. Onafhankelijke reviewsites als Trustpilot of eKomi geven vaak een goed totaalbeeld van zowel het systeem als bedrijf.

Optimaliseer uw wagenpark met RitAssist®

Innovatieve GPS oplossingen

Meer inzicht, minder kosten. Vraag nu een offerte aan om te kijken wat u kunt besparen!

Gratis White Paper

- Winst Verhogen met Telematica -

Lees hoe telematica uw organisatie kan helpen om kosten te besparen en winst te verhogen.

Onze Oplossingen

Benieuwd naar de investering?

Vraag vrijblijvend een offerte aan. We kunnen u één ding garanderen: welke oplossing u ook kiest, u heeft ons systeem binnen 6 maanden terug verdiend!

Trustpilot
Keurmerk RRS
bvlr
Belastingdienst
vzr
Escrow